De mailboxen bij IT-Works zijn niet bedoeld voor het opslaan van grote hoeveelheden email. Als je je mail voor langere tijd wilt bewaren en in wilt kunnen zien, is het handiger de mail te “verplaatsen” naar een Gmail-account en deze te “misbruiken” als archief.
Google stelt 15Gb aan gratis ruime beschikbaar voor mailboxen en die kan daar handig voor gebruikt worden.

Voor het gebruiken van Gmail is wel een Google-account nodig.
Mocht je die nog niet hebben, kan je die gratis aanmaken via: https://accounts.google.com/SignUp.
Als je daarna ingelogd bent op je Google-account, kan je surfen naar https://gmail.com en kom je in je emailbox die hoort bij je Google-account.

Wat er nu moet gebeuren, is het volgende:

Je gaat in Gmail naar instellingen (tandwieltje rechts boven in het scherm) en dan klik je op Alle instellingen bekijken. Dan zie je alle tabbladen van de instellingen en kies je voor Accounts en import. In dat tabblad zit, ongeveer op de helft van de pagina, de optie E-mail bekijken uit andere accounts en dan klik je daar op Een e-mailaccount toevoegen.

Dan worden een aantal gegevens gevraagd.
Allereerst is dat het email-adres waarvan je de email wilt inlezen naar Gmail. Dit is dus het emailadres dat je bij ons (IT-Works) hebt en dus niet je emailadres dat hoort bij je Google-account.
Als je dat emailadres ingevuld hebt, klik je op Volgende >>.
Dan kom je in het volgende schermpje waarin standaard geselecteerd is:  E-mail importeren uit mijn andere account (POP3).
Je klikt dan weer op Volgende >>.

In dit volgende schermpje vul je de gebruikersnaam, wachtwoord en server in.
Standaard zet Gmail bij gebruikersnaam alleen het stukje voor de domeinnaam neer, dus dat moet je even aanvullen tot het volledige emailadres dat je bij ons hebt.
Bij wachtwoord vul je het wachtwoord in dat je van ons gekregen hebt en hoort bij het emailadres dat je wilt uitlezen.
Bij POP-server vul je mail.<domeinnaam> in, waarbij <domeinnaam> dan staat voor de domeinnaam van het emailadres.
Hierbij geldt dan wel de “beperking” dat je eventuele website wel gebruik moet maken van https. Doet de website dat (nog) niet, dan kan je hier eventueel mail.it-works.frl invullen. Bij poort kies je voor 995 voor beveiligde mail en dan moet je een vinkje zetten bij “Altijd een beveiligde verbinding (SSL) gebruiken”. De rest van de vinkjes kan je open laten.

Als je dan klikt op Account toevoegen, gaat Gmail e.e.a. testen.
Als alles goed gaat, haalt Gmail vanaf dan de mail op van mijn server en verwijdert die daar.
Dat doet Gmail op regelmatige basis maar dus niet continu en tevens afhankelijk van de hoeveelheid mail die er naar dit account gestuurd wordt.
Wordt er veel mail heen gestuurd, zal Gmail vaker controleren.
Maar het kan dan dus een aantal minuten duren voor mailtjes binnenrollen. Doorgaans zal dat geen probleem zijn.
Weet je dat er een mailtje onderweg is en je wilt het binnenhalen er van “forceren” dan kan je bij dat account klikken op Nu controleren op e-mailberichten.

In het “laatste” schermpje vraagt Gmail nog of je ook email wilt kunnen versturen vanuit Gmail met het emailadres dat je net hebt toegevoegd. Mocht je hier voor Nee kiezen dan kan je dat later altijd nog aanpassen maar handiger is om hier de standaard ingestelde Ja te kiezen.

Dan wil Gmail weer wat gegevens van je weten. Gmail vult standaard je naam in zoals je die ingevuld hebt bij het aanmaken van je Google account maar je kan dat hier eventueel aanpassen.
Als het emailadres dat je net hebt toegevoegd bijvoorbeeld een zakelijk emailadres is waar je de uitgaande emailtjes wilt voorzien van je bedrijfsnaam, kan je dat hier “veranderen”.
Standaard staat hier aangevinkt dat je het account wilt gebruiken als alias. Die kan je gewoon aangevinkt laten en klik op Volgende stap >>.

In het nu volgende schermpje moet je dan een smtp-server invullen en een gebruikersnaam en wachtwoord. Hier vul je dezelfde gegevens in als die je net hebt ingevuld bij de inkomende (POP)-server.
Dus mail.<domeinnaam> of mail.it-works.frl als SMTP-server, het volledige emailadres, dat je net hebt toegevoegd, als gebruikersnaam en het daarbij horende wachtwoord.
De poort hoef je niet te veranderen. Die staat standaard op beveiligde mail (poort 587) en je laat de keuze staan op “Beveiligde verbinding via TLS”.
Bij het doorklikken naar de volgende stap, worden de instellingen getest en wordt er aangegeven dat je een code in moet vullen of moet klikken op de link in de bevestigingsmail. Het kan eventjes (paar minuutjes) duren voor die mail binnenrolt in je Gmail maar hij komt echt.
Als je daar de code uit overneemt in het schermpje en bevestigt, is e.e.a. klaar.

Daarna KAN je eventueel instellen dat Gmail het net toegevoegde emailadres gaat gebruiken als “standaard” voor de uitgaande mail, maar je kan het ook bij elk uitgaande mailtje vanuit Gmail kiezen.